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Data-Driven Cultural Transformation: des outils proposés en natif par Office365 et totalement absents de G Suite

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La transformation vers une entreprise data-driven passe d’abord par la mise en place d’une infrastructure capable d’aider chacun ainsi que l’organisation à piloter son activité par la data. Bonne nouvelle, c’est par défaut dans l’offre Office365! Mes regrets, c’est souvent méconnu. Il urgent pour chacun comme pour les organisations d’exploiter cet immense potentiel. Ce potentiel est immatériel par exemple dans l’épanouissement des collaborateurs et très matériel avec des économies bien réelles en temps et donc en argent. Et quoi de plus efficace pour promouvoir une culture data-driven que donner l’opportunité à chacun de l’utiliser au quotidien pour la gestion de sa propre activité?

Prologue

Les entreprises qui performent ne sont pas celles qui se font repeindre en « transformation digitale » en formant leurs collaborateurs à quelques outils sexy et en montant un lab avec des startups ou des géants de l’exploitation de données personnelles, mais celles qui repensent leur culture pour cette nouvelle ère, et qui sensibilisent l’ensemble des équipes dans l’utilisation des data. La première étape, incontournable, est l’utilisation des data pour le pilotage des activités collectives et personnelles. Bref: une Transformation culturelle axée sur les données en utilisant les données.

Analyse de la situation

Les entreprises cherchent à développer une culture en s’appuyant sur les données et les hommes. Ce sujet est clé pour une bonne transformation des entreprises dans la recherche d’une nouvelle dynamique dans un monde numérique et où l’humain est en recherche de sens. Dans un monde où le numérique est de plus en plus présent, les entreprises se doivent de se transformer. Les CEO en sont conscients à 84% (HBR2016). Pour une vraie transformation, le point fondamental n’est pas la technologie mais d’abord la culture puis l’organisation.

But, culture is getting in the way 
What is the single biggest challenge your organization 
faces with regards to Digital Transformation? 
Culture 
Operating Model 
Data/AnaIyti 
Systems and Technology 
Talent 
Partnerships 
0% 20% 25% 
World Economic Survey Of S 7 global transforrmtion executives 
"50% of transformations fail 
to deliver impactful results 
because people's behavior 
doesn't change" 
McKinsey Consulting 
Qrtly Exec Survey

La bonne nouvelle est que les entreprises qui se focalisent sur la culture enregistrent une augmentation très significative de leur performance.

Enfin nous assistons à une augmentation notable du nombre d’employés avec des profils dits de cols blancs, « knowledges workers » par rapport aux autres profiles.

L’enjeux des entreprises que se veulent data-driven est d’utiliser la data pour comprendre la progression de la culture data-driven dans l’organisation

Afin de pouvoir analyser les échanges entre l’ensemble des éléments d’un système d’information, personnes, documents, lieux, temps, conversations, … il est nécessaire d’enregistrer dans un graphe chacune des interactions. Ce graphe d’entités permet par la lecture des liens, pondérés du poids associé en fonction de la récurrence de la relation, de découvrir l’activité réelle de son système. Le graphe sous-jacent de nos activités a une valeur immense. Aujourd’hui des géants de l’exploitation de données personnelles utilisent des graphes dans leurs propres intérêts.

Les graphes exposent les relations dans un monde digital. L’information que l’on peut en déduire a une très grande valeur.

Aujourd’hui il est urgent que les entreprises se réapproprient les graphes.

En savoir plus sur les graphes mon post

Les 3 clouds de Microsoft Azure, Office365 et Dyn365 reposent sur un graphe. Microsoft vous propose d’utiliser vos graphes pour votre propre bénéfice.

Et donc si vous utilisez Office365, vous l’avez, vous l’utilisez.

Pour y jeter un œil, je vous invite à jouer avec l’application Delve.

Pour comprendre la structure et les entités: https://developer.microsoft.com/fr-fr/graph

Grâce à ce graphe et dans le respect des données personnelles il est possible d’étudier deux éléments clés de la transformation :

  • Comprendre son activité et probablement la piloter en se donnant des objectifs, grâce à MyAnalytics.
  • Comprendre l’activité de la communauté, y détecter des opportunités ou en améliorer l’efficacité grâce à Workplace Analytics.

Prenons l’exemple d’une activité très liée à la culture: la réunion, le meeting.

Avec ces outils on peut voir personnellement le temps passé en meeting, le niveau d’attention (ai-je consulté mes mails pendant le meeting par exemple) et les participants les plus fréquents. On peut ainsi de manière analytique prendre des décisions sur cet investissement.

A l’échelle de l’entreprise voilà ce que ça peut donner.

https://hbr.org/2014/05/your-scarcest-resource?autocomplete=true

Retour sur deux outils qui s’appuient sur le graphe

MyAnalytics

que je vous invite à tester sur Office365. Allez dans la version online et vous trouverez l’application.

MyAnalytics, détails, aide les employés à s’améliorer sur quatre axes

  • Améliorer votre travail d’équipe
  • Améliorer la façon dont vous pensez et priorisez le temps de concentration
  • Comment vous créez un équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle, et en renforcez les limites
  •  Capitalisez sur vos connexions et sur leur propres connexions

Workplace Analytics

How does it work? 
Native Office 365 
data 
Start with aggregated 
behavioral data from 
everyday work in 
collaboration tools, like 
email and calendar 
Organizational 
co n text 
Map behavioral data to 
organizational 
attributes to reveal 
collaboration patterns 
across the organizations 
Meaningful 
outcomes 
Bring in other data 
sources to connect 
collaboration patterns 
to business outcomes 
Actionable 
insights 
Use powerful new 
insights to make better 
business decisions and 
transform your 
organization 
Workplace Analytics provides flexible privacy controls for data access and usage and compliance to you protect your data.

En savoir plus sur Workplace Analytics: page

Le graphe très riche vous permet d’extraire un très grand nombre d’informations qui sont fondamentales pour comprendre comment respire votre entreprise et donc la manière dont la culture progresse et notamment une culture qui s’appuie sur la donnée.

Sécurité, respect des données personnelles

Naturellement une nouvelle fois, l’ensemble de ces informations sont exploitées dans le respect des données personnelles.

Bénéfices

Grâce aux nombreuses expériences d’entreprises de toutes tailles et toutes industries nous avons identifié trois  leviers majeurs de changement grâce à ces outils:

Libérer des potentiels: identifier et supprimer ce qui n’a pas d’importance. Lorsque les gens sont surchargés, leur demander des actions ou tâches sans valeur perçue ajoute du stress et conduit au désengagement. Pour faire place à l’innovation, à la créativité et à de nouvelles façons de travailler, nous devons supprimer ce qui ne fonctionne pas, ce qui est inefficace ou inutile, de sorte à libérer la capacité d’entreprendre.

Encourager la croissance : Identifier et valoriser les pépites où qu’elles se trouvent dans vos équipes ou dans vos organisations. Les bonnes idées, bonnes pratiques sont souvent masquées. Il faut arriver à les détecter, les comprendre, les valoriser et peut-être les cloner par delà le carcan de l’organisation.

Orchestrer les réseaux : utiliser des modèles de collaboration et de connexions pour mieux prendre de grandes décisions. Un aperçu des centres de communication, des leaders, des équipes virtuelles qui relient les gens en dehors des structures formelles et de la hiérarchie permet à l’organisation de puiser dans la puissance de ces réseaux informels pour aider à stimuler le changement.

De nombreuses entreprises ont commencé à utiliser ces outils pour leur transformation. Voici un retour d’expérience par l’entreprise MACY’S.

Expériences

Use Cases, Exemples: Les bénéfices pour les entreprises sont nombreux. Voici quelques exemples d’améliorations.

Le mouvement est clairement lancé par les entreprises.

Utilisateurs d’Office365, il ne vous reste plus qu’à déployer l’usage de Workplace Analytics et MyAnalytics.

Conclusion

Indispensable pour les entreprises audacieuses et ambitieuses, en standard chez Microsoft 0ffice365, totalement absent chez Google Gsuite

My Analytics:

  • Aperçus personnels et privés de la productivité
  • Concentrez-vous, trouvez l’équilibre et renforcez les relations
  • Travaillez plus intelligemment avec des coups de pouce intelligents d’Office 365

Workplace Analytics:

  • Aperçus agrégés sur le fonctionnement de votre entreprise
  • Montrez l’impact de la collaboration sur les résultats de l’entreprise
  • Conduisez le changement de culture avec les données et l’analyse flexible
Pour compléter l’exploration:

insights.office.com

Commentaire: Il y a un fossé entre la culture data et la culture data-driven. La culture data-driven concerne les métiers, la culture data concerne les techs. Les champions de la Data poussent des outils orientés exploitation de la données, les autre poussent des outils pour la performance de l’entreprise.

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